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会议服务注意事项

2019-10-28

会议服务与会议规模密切相关,会议规模分百人以下、300人、500人,甚至千人以上等,按照参会人员性质可分为团体内部会议和复杂性社会会议,规模越大,参会人员越复杂,会议服务越需谨慎,具体的会议服务注意事项如下:

1、会议现场秩序维稳

如果会议规模较大,达到千人以上,可能需视情况邀请安保团队进行现场秩序维稳,一般邀请当地安保公司即可,按照会议的性质及规模人数可能需视情况到当地的区县派出所甚至市公安局进行备案,每个地方的具体情况略有不同,详情可咨询当地的相关机构。

2、会议成本测算

会议规模如较大,甚至涉及会议过程中穿插的一些活动,就需要提前做好成本预测了,会议过程中的活动经费、茶歇费用、餐饮费用以及往返交通费用、住宿费用等,结合会议的流程确定需要的费用事项以及标准,提前做好成本测算及费用申请,避免因成本影响会议效果的实现。

3、会议过程影像资料留存

很多公司的会议需要会前会后进行微信稿宣传,或者后期培训需要,所以宣传资料务必注意留存,会议现场可以邀请广告公司或者内部的宣传部门等拍摄照片、视频等影响资料,宣传资料越齐全,新闻稿或者其他宣传稿能用的素材越多,为后期可能的需要做好留存。

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